5 formas de usar IA no trabalho e aumentar sua produtividade

A inteligência artificial pode ser uma ferramenta útil para profissionais que buscam otimizar a rotina no trabalho. Ao automatizar tarefas repetitivas e oferecer suporte em atividades complexas, softwares como o ChatGPT, da OpenAI, DeepSeek e Gemini Google permitem que os usuários se concentrem em trabalhos de maior valor estratégico. As aplicações das IAs são vastas e abarcam do planejamento e escrita de projetos até a organização e análise de dados. A seguir, descubra recursos de IA que podem melhorar a sua produtividade no trabalho.

1. Assistente de escrita

Para aprimorar a comunicação, assistentes de IA como o Grammarly podem ajudar na correção gramatical, propondo melhorias no tom, na clareza e no engajamento da mensagem. Esse tipo de software atua como um revisor para garantir que o texto seja profissional e eficaz, seja em um e-mail, relatório ou publicação para redes sociais.

Em testes realizados pelo TechTudo, o Grammarly se destacou na precisão nas sugestões de tom e pela interface simples. O corretor conseguiu identificar nuances de intenção no texto ao diferenciar um e-mail formal de uma mensagem mais casual, por exemplo, e apresentou ajustes coerentes. O ponto negativo é que alguns recursos avançados estão bloqueados no plano gratuito, o que pode limitar quem usa apenas a versão básica.

Já os modelos generativos, caso do ChatGPT, auxiliam na produção escrita e até na saída de um possível bloqueio criativo. Eles são úteis para criar rascunhos iniciais, propor diferentes abordagens para um mesmo tópico e reformular conteúdos existentes. Além disso, contribuem com ideias para expandir tópicos e na estruturação de documentos mais longos e complexos.

Ao testarmos o ChatGPT, a IA se mostrou ágil para estruturar ideias e revisar textos, mas ainda demanda revisão humana. Em testes, o chatbot ofereceu boas opções de títulos e estruturas de texto quando demos comandos específicos - como pedir para otimizar para SEO e outro. Contudo, às vezes, use expressões genéricas e deixa o texto muito "quadrado".

2. Transcrição de reunião

Plataformas como Pinpoint, Otter.ai e Fireflies.ai capturam e transcrevem falas em tempo real em chamadas de áudio e vídeo. Elas identificam diferentes interlocutores e convertem o áudio em texto com precisão, o que elimina a necessidade de anotações manuais e permite que todos os participantes se mantenham focados no debate.

Além disso, as ferramentas utilizam IA para resumir automaticamente os pontos-chave, identificar decisões importantes e extrair uma lista de tarefas atribuídas. Isso poupa horas de trabalho que seriam gastas revisando gravações e garante que as atividades seguintes sejam mais precisas para toda a equipe.

Pela experiência do TechTudo, o Otter.ai impressiona pela velocidade e fidelidade na transcrição, mesmo com ruídos leves no ambiente. A geração automática de resumos e destaques foi útil para revisitar decisões tomadas em reuniões. O único ponto de atenção é que a tradução para o português ainda é limitada. Com isso, o desempenho é melhor em inglês - o que pode ser útill ao acompanhar coletivas, lançamentos e reuniões internacionais.

O Fireflies.ai se destacou pela integração com plataformas populares, como Google Meet, Zoom e Microsoft Teams. Nos testes, ele não apenas gravou e transcreveu as reuniões com boa precisão, como também organizou os trechos por tema e palestrante. O recurso de busca por palavras-chave facilita revisar momentos específicos da conversa. No entanto, o app exige uma conexão bastante estável. Qualquer oscilação de rede atrasa a geração do resumo consideravelmente. Ainda assim, consideramos uma opção bastante interessante.

Já o Pinpoint, do Google, se mostrou ideal para quem lida com entrevistas, pesquisas ou análises de documentos. O TechTudo testou o recurso e notou que ele organiza automaticamente as transcrições em tópicos e destaca nomes, locais e citações importantes. É uma ferramenta poderosa, mas com foco mais analítico do que colaborativo. Em contrapartida, ainda não há suporte completo em português, o que limita parte do público.

3. Gerenciamento de agenda

Motion e Clockwise, por exemplo, atuam como assistentes de planejamento pessoal analisando as prioridades, prazos e reuniões já agendadas do usuário para, de forma autônoma, reorganizar o calendário, o que garante tempo para trabalhos específicos e evitando a sobrecarga de compromissos.

Essa automação do agendamento resolve um dos maiores drenos de produtividade: a constante necessidade de decidir "o que fazer a seguir". Ao criar blocos de trabalho dedicados para tarefas específicas e gerenciar conflitos de horário, essas plataformas promovem uma rotina mais estruturada e menos estressante, assegurando que prazos e prioridades sejam sempre respeitados.

Na nossa experiência, o Clockwise mostrou eficiência ao equilibrar reuniões e blocos de foco, ajustando automaticamente a agenda para liberar períodos de concentração. O visual é intuitivo e as integrações com Google Calendar e Slack funcionaram bem. O único incômodo foi a curva de aprendizado inicial, já que o app leva tempo para entender a rotina do usuário.

Já o Motion se destacou pela rapidez em reagendar tarefas e priorizar compromissos conforme os prazos mudam. Durante os testes, o app redistribuiu automaticamente tarefas adiadas sem perder o contexto do restante da semana. A interface lembra a de um gestor de projetos, o que facilita a visualização das entregas, mas pode parecer complexa para quem busca apenas um calendário simples. Em compensação, o recurso de IA que prevê a carga de trabalho para cada dia foi um diferencial real de produtividade.

4. Integração entre apps

A integração entre diferentes aplicativos é um pilar da produtividade moderna e o Zapier é uma das plataformas líderes nesse segmento. Ele funciona como uma ponte, conectando diversos aplicativos, como Gmail, Slack, Trello e Google Planilhas, sem a necessidade de conhecimentos complexos de programação.

É possível, por exemplo, configurar um "Zap" para que, sempre que um formulário de contato for preenchido no site, uma nova linha seja automaticamente adicionada a uma planilha do Google e um alerta, seja enviado para um canal específico no Slack. Isso elimina completamente o trabalho manual e repetitivo de copiar e colar informações entre sistemas.

Em testes, um “Zap” criado para enviar alertas no Slack quando um formulário era preenchido no site funcionou perfeitamente. O painel é claro e fácil de usar, mas o número de automações gratuitas é limitado. Então, para inserir com intensidade no dia a dia é necessário adquirir o plano pago.

5. Visualização de dados

A análise de dados é facilitada por soluções de IA como Microsoft Power BI, Looker (do Google) e Polymer. Essas ferramentas permitem que mesmo usuários sem formação técnica avançada transformem planilhas e conjuntos de dados brutos em painéis visuais interativos (ou dashboards, em inglês).

A inteligência artificial por trás dessas plataformas é capaz de identificar automaticamente correlações, tendências e insights que poderiam passar despercebidos em uma tabela. O Polymer, por exemplo, tem a capacidade de reestruturar e enriquecer dados de forma inteligente, gerando visualizações que suportam uma tomada de decisão mais rápida e baseada em evidências concretas.

Ao testarmos, o Power BI se mostrou robusto e ideal para quem precisa de relatórios profissionais. Ele identificou padrões e insights automaticamente a partir de dados simples, economizando tempo na criação de gráficos. O programa tem uma curva de aprendizado mais alta, mas pode compensa com alto nível de personalização que oferece.

O Looker, por sua vez, agradou pela integração direta com o ecossistema Google. Em testes, foi possível cruzar dados do Google Analytics em poucos cliques, o que facilitou análises em tempo real. O painel é limpo, intuitivo e responsivo, o que é ótimo para times que trabalham de forma colaborativa. O ponto negativo é que parte dos recursos mais avançados, como relatórios automatizados, requer configuração técnica e, às vezes, suporte de um analista de dados.

Já o Polymer chama atenção pela simplicidade de uso. Bastaram poucos cliques para transformar planilhas em painéis atrativos, sem precisar de qualquer conhecimento técnico. Em nossos testes, o tempo de configuração foi o mais rápido entre as três ferramentas. A desvantagem é que ele oferece menos opções de customização em relação ao Power BI, por exemplo, e o carregamento pode ficar lento com bases muito extensas.

Com informações de AiApps, Insidea, Everhour e LivingTheTech

Fonte: techtudo